Udało Ci się znaleźć klienta, który jest zdecydowany na Twoją nieruchomość? Jeśli wszystko zostało już uzgodnione, zawarta została umowa w formie aktu notarialnego, bądź wynajmu to zostało Ci już tylko przekazać lokal. Wówczas powinieneś pamiętać o protokole zdawczo-odbiorczym mieszkania, który wprawdzie jest dokumentem wymaganym przy wynajmie mieszkania, natomiast ten dokument nie jest już obowiązkowy przy akcie kupna-sprzedaży. Opłaca się z niego skorzystać nie tylko w przypadku wynajmu, ale również przy kupnie-sprzedaży nieruchomości w celu zabezpieczenia interesu obu stron. Sprawdź, dlaczego protokół zdawczo‑odbiorczy jest niezbędny i o czym powinieneś pamiętać przy jego sporządzaniu.
Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół zdawczo‑odbiorczy po sprzedaży mieszkania lub zawarciu umowy najmu jest dokumentem, w którym znajdują się informacje dotyczące stanu ogólnego nieruchomości, a w przypadku wynajmu – również informacje o elementach wyposażenia, które mogą być uszkodzone w toku użytkowania lokalu. Warto pamiętać, że taki protokół można sporządzić na dowolnym etapie przekazania lokalu, ale najlepiej zrobić to zaraz przed udostępnieniem go. Dlaczego? Aby nie okazało się, że jego stan różni się od tego, który opisany był na długo przed rzeczywistym oddaniem nieruchomości do użytkowania.
W pewnych przypadkach jednak protokół zdawczo‑odbiorczy lokalu powinien być sporządzony wcześniej. Chodzi szczególnie o sytuację, kiedy nieruchomość jest sprzedawana wraz z wyposażeniem. Wtedy należy szczegółowo opisać, jakie rozwiązania mają zostać w lokalu po zawarciu umowy. Sama deklaracja ze strony sprzedającego nie jest wystarczająca. Stan faktyczny wyposażenia mieszkania należy spisać w protokole, aby uniknąć nieporozumień
Dlaczego trzeba stworzyć protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół zdawczo‑odbiorczy mieszkania można uznać za niezbędny z wielu przyczyn, bez względu na to, czy chodzi o najem czy o sprzedaż. Zdarza się, że kupujący lub najemca przy przekazaniu lokalu widzą go w zupełnie innym stanie niż miał on wyglądać. Wtedy pojawiają się tłumaczenia ze strony sprzedającego lub właściciela lokalu, dotyczące braku pewnych elementów wyposażenia. Tymczasem to właśnie te rzeczy mogły być jednym z argumentów, który przemawiał za wyborem akurat tego mieszkania. To jest jeden z ważnych powodów, ze względu na które warto sporządzić szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy.
Ten dokument może być podstawą roszczeń w przypadku, gdy jedna ze stron nie dotrzymała umowy. Załóżmy, że protokół zdawczo‑odbiorczy sprzedanego mieszkania zakładał, że w lokalu zostaje kuchnia wraz z wyposażeniem. Nagle przy odbiorze okazuje się, że tych elementów nie ma. Wówczas taki dokument jest podstawą do dochodzenia swoich praw np. na drodze sądowej, jeśli nie uda się zamknąć sprawy polubownie.
O ile w przypadku sprzedaży lokalu dokument ten nie jest wymagany, to już protokół zdawczo‑odbiorczy przy wynajmie mieszkania jest obowiązkowy. Konieczność jego sporządzenia wynika z ustawy o ochronie praw lokatorów, a dokładnie z art. 6c. Dowiesz się z niego, że strony przed wydaniem lokalu powinny pisemnie określić jego stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Taki dokument stanowi zabezpieczenie dla obu stron umowy – każda z nich wie, na co się zdecydowała i czego powinna oczekiwać, co powinna zapewnić. Pominięcie tego etapu może stanowić przyczynę konfliktów, problemów i ogólnie nieporozumień przy współpracy w ramach najmu, co raczej dla nikogo nie jest pożądane.
Co wpisać w protokół?
Protokół zdawczo‑odbiorczy przy sprzedaży mieszkania czy jego wynajmie powinien być sporządzany przede wszystkim rzetelnie. Podejdź do tego drobiazgowo, aby bardzo szczegółowo opisać stan lokalu. Powinny się tam znaleźć następujące informacje:
- Stan poszczególnych liczników na dzień przekazania lokalu – chodzi o liczniki wody, energii elektrycznej, wody ciepłej i ogrzewania.
- Stan techniczny lokalu uwzględniający okna, podłogi, ściany, sufity, instalację elektryczną i wodną.
- Spis elementów stanowiących wyposażenie każdego z pomieszczeń – trzeba podać liczbę przedmiotów, sprzętów i innych rzeczy, które mają zostać w lokum, podać ich nazwę, a także opisać ich stan. W przypadku sprzętów warto wpisać model urządzenia, a nawet jego numer seryjny, aby nie okazało się, że przy spisywaniu protokołu w mieszkaniu była nowa lodówka, a przy przekazaniu jest już kilkuletnia. Jeśli na balkonie znajduje się wyposażenie, to również należy je wymienić.
Rozsądnym rozwiązaniem jest nie tylko opis wyposażenia, ale również sporządzenie dokumentacji fotograficznej. Często jest to najlepszy sposób na pokazanie stanu danego elementu wyposażenia. Po pierwsze sam protokół przekazania mieszkania musi zawierać informację, że taka dokumentacja w ogóle została sporządzona. Wtedy będziemy mieli jasność, jak bardzo zniszczony był dany element. Zdjęcia powinny stanowić załącznik do umowy np. w przypadku ewentualnych sporów. Wówczas, gdy właściciel lokalu nie chce oddać kaucji, gdyż jego zdaniem najemca spowodował pewne usterki, których wcześniej nie było. Jeśli nie ma racji, to protokół wzbogacony o zdjęcia będzie na to najlepszym dowodem.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania PDF
Przygotowaliśmy przykładowy wzór protokołu zdawczo‑odbiorczego przy sprzedaży lub wynajmie mieszkania. Wystarczy, że wprowadzisz w nim dane, które są adekwatne w przypadku konkretnej nieruchomości, a wtedy nie pominiesz najważniejszych kwestii.
Warszawa, 12.07.2021
Protokół zdawczo-odbiorczy
Adres mieszkania: Warszawa, ul. Piękna 16/6, 00-992
Najemca: Karolina Kowalska
| Przekazane klucze | ||
| Liczba | Opis dodatkowy | |
| Do skrzynki pocztowej | 1 | |
| Do mieszkania – zamki dolny i górny | 2 | |
| Do piwnicy | 1 | |
| Do drzwi wejściowych do budynku | 2 |
| LICZNIKI | |||
| Nazwa | Numer licznika | Stan licznika | Stan plomb |
| Ogrzewanie | nienaruszone | ||
| Woda ciepła | nienaruszone | ||
| Woda zimna | nienaruszone | ||
| Energia elektryczna | nienaruszone |
| SALON | ||
| Nazwa | Liczba | Opis |
| Stan ścian i sufitu | ||
| Grzejnik | ||
| Karnisz | ||
| Telewizor z pilotem | 1 | Uszkodzony klawisz „4” na pilocie. Dokumentacja: fotografia numer 1. |
| Rolety wewnętrzne | ||
| Kanapa | 1 | Dziura o średnicy 2 cm na prawym boku. Dokumentacja: fotografia numer 2. |
| Panele podłogowe z listwami przypodłogowymi. |
| Kuchnia | ||
| Nazwa | Liczba | Opis |
| Stan ścian i sufitu | ||
| Grzejnik | ||
| Rolety wewnętrzne | ||
| Lodówka LG | Numer seryjny: . Naderwana klamka lodówki. Dokumentacja: fotografia numer 3. | |
| Glazura i terakota | ||
| Karnisz | ||
| Piekarnik Amica | Numer seryjny: | |
| Meble w zabudowie |
| Łazienka | ||
| Nazwa | Liczba | Opis |
| Pralka LG | 1 | Numer seryjny: |
| Kabina prysznicowa | 1 | |
| Stan ścian i sufitu | ||
| WC w zabudowie | 1 | |
| Grzejnik | 1 | |
| Lustro | 1 | |
| Lampa nad lustrem | 1 | |
| Glazura i terakota |
| Przedpokój | ||
| Nazwa | Liczba | Opis |
| Stan ścian i sufitu | ||
| Panele i listwy przypodłogowe | ||
| Lustro | 1 | |
| Domofon | 1 | |
| Lampa nad lustrem | 1 |
| Sypialnia | ||
| Nazwa | Liczba | Opis |
| Łóżko z materacem | 1 | |
| Szafka nocna | 1 | |
| Telewizor Samsung | 1 | Numer seryjny: |
| Grzejnik | ||
| Karnisz | ||
| Rolety wewnętrzne |
Do protokołu dołączono dokumentację fotograficzną opisaną numerami:
- Pilot od telewizora w salonie.
- Kanapa w salonie.
- …
- …
Protokół został sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Podpis wynajmującego Podpis najemcy
Oczywiście w przypadku każdego protokołu te dane mogą być inne. Ważne jest jednak zachowanie jak największej szczegółowości przy jego sporządzaniu. Im dokładniej zostanie opisane wyposażenie, tym lepiej dla obu stron. Nie zapominaj też o dokumentacji fotograficznej. W przypadku sprzedaży lokalu tych danych najczęściej będzie mniej, gdyż sprzedający zabierają z niego to, co im się przyda i są w stanie zabrać.
